Privacy Statement

Via onze website bieden wij allerlei diensten aan klanten en niet-klanten. Daarbij verwerken wij privacygevoelige informatie, ook wel persoonsgegevens genoemd. In sommige gevallen werken wij daarbij samen met andere organisaties of bedrijven.
Wij vinden het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Daarbij houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent bijvoorbeeld dat wij:

  • duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
  • het verzamelen van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen waarin uw toestemming is vereist;
  • uw gegevens niet doorgeven aan derde partijen, tenzij dat nodig is om de gevraagde dienst te kunnen leveren of wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn;
  • wanneer wij uw gegevens delen, afspraken maken met derde partijen (waaronder zorgverzekeraars) om er o.a. voor  te zorgen deze niet voor andere doeleinden worden gebruikt;
  • passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
  • uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

Uw rechten

U heeft recht op inzage in uw gegevens. Wanneer blijkt dat gegevens over u niet kloppen heeft u het recht om deze door ons te laten corrigeren of te laten verwijderen. Hierbij kan het voorkomen dat het niet mogelijk is om (volledig) te voldoen aan een verzoek (bijvoorbeeld als uw inzage leidt tot een inbreuk op de privacy van anderen). Mocht u uw gegevens willen inzien, kunt u hierover contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming zoals hieronder vermeld staat.

Klachten

Als u klachten of complimenten heeft over de wijze waarop wij uw gegevens behandelen, neemt u dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming. Zijn/haar naam en e-mailadres staan hieronder vermeld. Mocht u er met onze Functionaris Gegevensbescherming niet uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Carolien ter Maat van Ergotherapie Achterhoek gevestigd, aan Hofstraat 24 7121 DM Aalten, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens:

Telefonisch 06 – 234 27 524
Maandag tot en met vrijdag van 8.30 – 17.00uur
E-mail Via het contactformulier op onze website
Post Ergotherapie Achterhoek
Carolien ter Maat
Hofstraat 24
7121 DM Aalten

Heeft u een klacht over de behandeling of uw therapeut, dan kunt u contact opnemen met de therapeut.
Mocht uw klacht niet bespreekbaar zijn met de therapeut, dan kunt u uw klacht schriftelijk indienen bij:

Klachtencommissie Paramedici Eerste Lijn
Nederlands Paramedisch Instituut
Postbus 1161
3800 BD Amersfoort
Telefoon: 033-42 16 100

Persoonsgegevens die wij verwerken

Bij het gebruik van onze diensten en website laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij verwerken niet altijd alle onderstaande gegevens. Dat is namelijk afhankelijk van welke diensten en functionaliteiten op onze website jij kiest te gebruiken. Zo verwerken wij u geboortedatum en alleen wanneer u zich aanmeldt als cliënt bij ons of u mailadres wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief of contact met ons opneemt via ons contactformulier.

Persoonsgegevens

Afhankelijk van de diensten en functionaliteiten die u op onze websites gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

  • Naam cliënt en contactpersonen
  • Bedrijfsgegevens indien van toepassing
  • E-mailadres
  • Naam, telefoonnummer en emailadres van betrokkenen (zoals andere therapeuten, school, mantelzorgers)
  • Geslacht
  • IBAN indien van toepassing
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch
  • NAW-gegevens
  • Technische meetgegevens van de apparatuur zoals IP-adres, MAC-adres, identifiers in cookies en uw surfgedrag op onze websites
  • Telefoonnummer
  • Dossiervorming
  • Documentnummer van ID-bewijs

Algemeen privacyverklaring

Om goede ergotherapeutische zorg te kunnen verlenen, leggen wij uw contactgegevens en paramedische gegevens vast. Wij doen dit in lijn met de bepalingen over de geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat wil zeggen dat wij uw gegevens alleen gebruiken voor het verlenen van ergotherapeutische zorg en de bijbehorende administratie en dat wij uw gegevens goed beveiligen tegen inbreuk door derden. Wij bewaren uw gegevens zolang als nodig is voor het verlenen van onze zorg en zolang de wet ons verplicht om uw gegevens te bewaren. Na deze termijn zullen wij uw gegevens verwijderen. Wij wisselen gegevens uit met andere zorgverleners, zoals huisartsen, ziekenhuizen, fysiotherapeuten etc. Dit doen wij via beveiligde systemen (zoals Zorgmail) en alleen als dit nodig is in verband met een actuele zorgvraag of na uw toestemming. Als gegevens met toestemming zijn verkregen, dan heeft u het recht om deze toestemming ook weer in te trekken. Onze medewerkers raadplegen uw gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun taken. Wij vragen om uw toestemming, voordat we uw gegevens of de gegevens van uw kind beschikbaar stellen aan ziekenhuizen, huisartsen of andere direct betrokkenen. Wij hebben ICT-leveranciers ingeschakeld voor het onderhoud en beheer van onze informatievoorziening en voor het beheren van onze digitale cliëntdossiers (Winmens en Scala Solutions). Wij hebben deze leveranciers zorgvuldig geselecteerd en met hen duidelijke afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging. Ook hebben wij contracten met uw zorgverzekeraar op basis waarvan wij onder meer uw declaraties doorsturen. Verder worden beveiligingsmaatregelen volgens de NEN7510 – een standaard voor informatiebeveiliging in de zorg – toegepast. Wanneer het – ondanks onze maatregelen – mocht gebeuren dat derden ongeautoriseerd toegang krijgen tot uw gegevens, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacymaatregelen

Google Analytics beschermt de vertrouwelijkheid van Google Analytics-gegevens op verschillende manieren:

  • Volgens de Servicevoorwaarden van Google Analytics, waaraan alle klanten van Google Analytics zich moeten houden, is het verboden persoonlijk identificeerbare informatie (PII) naar Google Analytics te verzenden. Persoonlijk identificeerbare informatie omvat alle gegevens die door Google kunnen worden gebruikt om een persoon redelijkerwijs te identificeren, met inbegrip van (maar niet beperkt tot) namen, e-mailadressen of factureringsgegevens.
  • Google Analytics-gegevens mogen niet worden gedeeld zonder toestemming van de klant, behalve onder bepaalde nauw omschreven omstandigheden, zoals wanneer dit wettelijk noodzakelijk is.
  • Op beveiliging gespecialiseerde technische teams bij Google zorgen ervoor dat gegevens niet in gevaar komen door externe bedreigingen. Interne toegang tot gegevens (bijvoorbeeld door werknemers) is strikt gereguleerd en is onderhevig aan toegangsbeheer en -procedures voor werknemers

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@ergotherapieachterhoek.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Gegevenssoort: Arbeidsgerelateerde gegevens (Identiteit, NAW, BSN, werkprestatie, verzuim/verlof en arbeidsconflict)
Grondenslag: Algemeen belang

Gegevenssoort: Declaratie (Patiënt-)
Grondenslag: Behandelovereenkomst

Gegevenssoort: Etiketgegevens (NAW, geboortedatum en medicatiegegevens)
Grondenslag: Gerechtvaardig belang

Gegevenssoort: Paramedisch dossier (Patiënt- en medicatiegegevens)
Grondenslag: Onderzoek, waarbij toestemming niet mogelijk is

Gegevenssoort: Financiële gegevens (NAW, BSN, salaris en bankgegevens)
Grondenslag: Overeenkomst

Gegevenssoort: Onderzoeks/observatiegegevens
Grondenslag: Toestemming (Gegevensuitwisseling)

Gegevenssoort: Patiënt (NAW, BSN, Geboortedatum, Verzekering)
Grondenslag: Wettelijke verplichting (Arbeidsovereenkomst)

Gegevenssoort: Dossiervorming (NAW, BSN en rapportagegegevens)
Grondenslag: Wettelijke verplichting (Dossierplicht, WGBO). Wettelijke verplichting (Zorgverzekeringswet)

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Ergotherapie Achterhoek bewaart u persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor u gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:
Persoonsgegevens en clientdossier
Bewaartermijn: 15 jaar na afsluiten van behandeltraject.
Reden: wettelijk verplicht.
Google Analytics
Bewaartermijn: 38 maanden.
Reden: Het verbeteren van onze website en inzage in het gedrag van bezoekers. Het betreft het IP adres (anoniem).
Facebook Messenger
Bewaartermijn: 3 maanden.
Reden: Om de communicatie te bevorderen en het terug koppelen van vorige gesprekken. (Wanneer u ons geliked hebt, blijven deze gegevens bij Facebook zolang u ons volgt en/of u een Facebook pagina heeft.)

De contactformulieren op onze website stuurt alle ingevulde informatie alleen naar ons e-mailadres info@ergotherapieachterhoek.nl. Ons mailadres valt onder G-Suite en zal na het verzenden van het contactformulier u e-mailadres en naam opslaan. Tevens staan deze gegevens in ons mailprogramma Thunderbird opgeslagen. Zolang u geen bezwaar bij ons indient, zullen deze gegevens bij ons opgeslagen blijven.
De e-mailafhandeling wordt ook bewaard bij Sendgrid. Sendgrid bewaart e-mailberichtactiviteiten / metadata (zoals openen en klikken) gedurende 365 dagen. Ze slaan storingsberichten en spam-berichten (die inhoud bevatten) voor onbepaalde tijd op en ze bewaren minimale willekeurige inhoud samples gedurende 61 dagen.

Profilering, Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Ergotherapie Achterhoek gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op u privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt u afmelden voor cookies door u internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van u browser verwijderen.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen namelijk niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de privacyverklaring van deze website, voor meer informatie over de manier waarop zij met uw gegevens omgaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Uw gegevens gebruiken wij nooit zonder toestemming voor andere doeleinden.
Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Inwerkingtreding

Deze (vernieuwde) privacyverklaring is in werking getreden op 23 april 2018.

Wij maken gebruik van:

Facebook
Google
Google Adwords
G-Suite
Thunderbird
Sendgrid
VECOZO
Winmens
Scala Solutions
Zorgmail
Siilo